Cine vede ce într-un sistem de HR: rolurile si greșeala clasică

Echipa HR 365 · verificat 2026-09-05 · 5 min de citit

Drepturile într-un sistem de HR se strică într-un singur fel: prin copiere. Cineva nou primește „aceleași drepturi ca X", pentru că e mai rapid decât să te gândești ce îi trebuie. După doi ani de copiere, jumătate din companie are drepturile celui mai privilegiat om de acum doi ani.

Cele patru roluri de bază

Aproape orice organizație funcționează cu patru niveluri. Peste ele se adaugă excepții, dar excepțiile trebuie să fie puține si numite.

Ce vede un manager si ce nu

Zona cu cele mai multe decizii proaste. Un manager are nevoie de ce îi permite să conducă: cine lipsește si când, ce s-a stabilit la evaluări, ce cereri așteaptă răspunsul lui. Nu are nevoie de motivul medical al unei absențe, de istoricul complet de la angajatorii anteriori sau de evaluările făcute de un manager anterior în alt departament.

Regula practică, ușor de aplicat: managerul vede ce ține de perioada si de echipa în care omul a lucrat cu el. Ce a fost înainte rămâne la HR, cu excepția a ceea ce e relevant operațional — de obicei, competențele si instruirile valabile.

Ce vede un coleg despre altul

Mai mult decât ne place să credem, în majoritatea sistemelor. Verificarea merită făcută cu un cont real de angajat, nu din configurare: deschide profilul unui coleg si vezi ce apare. De obicei surprizele sunt două — datele de contact personale si titlul postului cu date de la care e valabil, care lasă să se deducă o promovare sau o schimbare recentă.

Nu totul e o problemă. Un director de resurse umane care vrea ca oamenii să știe cine ce face are motive bune. Important e ca vizibilitatea să fie o decizie, nu o setare implicită descoperită întâmplător.

Revizuirea periodică

De două ori pe an, o oră

1. HR si IT — listează toți utilizatorii cu drepturi peste nivelul de angajat
2. HR — verifică dacă fiecare mai are rolul pentru care a primit dreptul — mutările interne sunt cauza principală de acumulare
3. HR — scoate accesele oamenilor plecați; e cea mai frecventă descoperire
4. HR si IT — notează excepțiile rămase si motivul lor, ca la revizuirea următoare să nu se re-discute

Pasul al doilea e cel care produce cele mai multe corecții. Cineva mutat din HR într-un rol operațional păstrează, de obicei, drepturile vechi — nu din intenție, ci pentru că nimeni nu a avut sarcina de a i le retrage.

Cu ce începi

Deschide lista utilizatorilor cu drepturi peste nivelul de angajat si numără-i. Dacă sunt mai mulți decât te așteptai, ai deja răspunsul la întrebarea dacă merită revizuirea.

Apoi intră cu un cont de angajat obișnuit si uită-te la profilul unui coleg. Ce vezi acolo e ce vede toată compania — si e, de obicei, o setare pe care nu a ales-o nimeni.

Excepțiile si cum le ții sub control

Excepțiile sunt inevitabile: un asistent care pregătește rapoarte, un consultant extern pe o perioadă, un manager care preia temporar altă echipă. Problema nu e existența lor, ci că nu sunt marcate ca excepții — devin, în timp, parte din configurația normală.

Trei condiții pentru orice excepție

1. Motivul — scris, într-o propoziție, în momentul acordării — nu reconstituit la revizuire
2. Data de expirare — obligatorie, chiar dacă e peste un an; un drept fără dată nu se retrage niciodată
3. Cine a aprobat — un nume, ca la revizuire să existe cu cine se discută dacă mai e necesar

A doua condiție e cea care face restul să funcționeze. Cu date de expirare, revizuirea semestrială devine o listă scurtă de decizii — reînnoiesc sau nu — în loc de o investigație despre de ce are cineva un drept.

Delegarea temporară

Cazul cel mai frecvent: managerul pleacă în concediu si cineva trebuie să aprobe în locul lui. Varianta proastă, si cea mai răspândită, e împărțirea contului. Ea distruge orice urmă: din acel moment, nimeni nu mai poate spune cine a aprobat ce.

Varianta corectă e o delegare declarată, pe o perioadă, în care înlocuitorul aprobă cu identitatea lui si rămâne vizibil că a făcut-o ca înlocuitor. Costă o setare si rezolvă si problema de acces, si pe cea de responsabilitate.

Ce fac cu un director care cere acces la tot?

Întrebi ce vrea să poată face, nu ce vrea să vadă. În majoritatea cazurilor răspunsul e o raportare agregată, care se poate da fără acces individual la date sensibile.

Un manager ar trebui să vadă evaluările făcute de predecesorul lui?

Da, cele formale — sunt istoric profesional si îl ajută să nu reia discuții deja purtate. Notele informale ale predecesorului nu, pentru că nu au fost scrise ca să fie citite de altcineva.