Ce faci cu datele unui angajat după ce pleacă

Echipa HR 365 · verificat 2026-09-05 · 5 min de citit

Plecarea cuiva are două părți care se confundă permanent: închiderea accesului lui la datele companiei, care se face în prima zi, si soarta datelor despre el, care se decide după reguli si termene. Prima e urgentă, a doua e importantă, si de obicei se ocupă cineva doar de una.

Ziua plecării: ce se închide

Ultimul rând e cel care se uită sistematic. Platformele externe — beneficii, instruiri, unelte de recrutare — au propriile liste de utilizatori, care nu se sincronizează cu nimic. Oamenii plecați rămân acolo ani de zile, cu acces funcțional.

Echipamentul si ce e pe el

Predarea unui laptop nu e completă când s-a semnat procesul-verbal. Pe el sunt, aproape sigur, fișiere descărcate local — exporturi, tabele, documente de lucru. Regula practică: laptopul nu se dă altcuiva înainte să fie curățat complet, iar ce era pe el se mută în locul oficial, nu se șterge fără verificare.

Al doilea caz, mai delicat: dispozitivele personale pe care omul avea acces la date de serviciu. Aici nu poți curăța nimic; poți doar retrage accesul la sisteme si cere confirmarea ștergerii fișierelor locale. De asta contează cât de mult s-a lucrat cu fișiere descărcate — cu cât mai mult, cu atât mai puțin control ai la plecare.

Ce rămâne despre el

• Dosarul de personal: se păstrează pe termenul aplicabil, în locul oficial, cu acces restrâns.
• Evidența de concedii, pontaj si salarizare: se păstrează ca istoric; nu se șterge, dar iese din rapoartele curente.
• Evaluări si note de discuții: se păstrează cât timp au relevanță; notele informale ale managerului nu sunt document de companie si se pot închide.
• Datele de contact personale: se restrâng la ce e necesar pentru obligațiile rămase.
• Conturile din platformele de instruire si beneficii: se dezactivează, nu se lasă active „în caz că revine".

Arhivare, nu ștergere din evidență

Distincția care simplifică totul: un om plecat nu se șterge din sistem, se marchează ca plecat. Ștergerea rupe istoricul — pontajele lui, concediile, evaluările — si strică toate rapoartele care privesc perioade în care el lucra acolo. Marcarea îl scoate din listele curente si păstrează trecutul intact.

Consecința practică: rapoartele trebuie să știe diferența. Un raport de efectiv la data de azi nu îl numără; unul despre trimestrul trecut, da. Dacă sistemul vostru nu face distincția, o veți face manual, de fiecare dată.

Cu ce începi

Ia lista celor plecați în ultimul an si verifică, pentru trei dintre ei, dacă mai au conturi active undeva. Include platformele externe — acolo vei găsi, cel mai probabil, ce cauți.

Apoi scrie checklistul de închidere pe cele șase rânduri, cu numele responsabililor de la voi. Fără nume, se execută parțial la fiecare plecare, si mereu se sare peste același rând.

Cine preia ce a rămas

Fișierele de lucru ale cuiva care pleacă sunt, de obicei, în trei locuri: în sistemele companiei, în folderul lui personal din spațiul comun si local, pe echipament. Primele două se transferă; al treilea se salvează înainte de curățare sau se pierde.

Ordinea transferului

1. Cel care pleacă — mută în spațiul comun ce e de păstrat, în ultima săptămână — nu în ultima zi
2. Managerul — verifică ce s-a mutat si desemnează cine devine proprietar
3. IT — transferă proprietatea folderelor personale către manager, înainte de dezactivarea contului
4. IT — salvează conținutul local de pe echipament înainte de curățare

Emailul: cât timp si cum

Redirecționarea către un coleg e practică si delicată: pe adresa de serviciu ajung si mesaje personale. Varianta care funcționează e un răspuns automat care spune cine preia, pentru o perioadă declarată — de obicei o lună — fără redirecționarea conținutului.

Dacă redirecționarea e totuși necesară pentru continuitate, omul trebuie să știe. E o diferență importantă: nu între legal si ilegal, ci între o măsură operațională anunțată si una descoperită ulterior.

Cât timp păstrez emailul redirecționat?

O lună e suficient în majoritatea cazurilor si e o durată pe care o poți anunța. Peste, devine o cutie pe care nu o mai verifică nimeni si care conține corespondență personală.

Ce fac dacă omul cere fișierele lui personale de pe laptop?

Le predai, dacă sunt clar personale si dacă verificarea nu presupune să citești altceva. Ideal, situația nu apare: la predare, omul își ia ce e al lui, în prezența cuiva din IT.