Reinstruirea periodică: cum urmărești scadențele fără un Excel paralel

Echipa HR 365 · verificat 2026-09-04 · 5 min de citit

Scadențele nu se urmăresc pe curs, ci pe perechea om–instruire: fiecare are propria dată de expirare, calculată din ziua în care a promovat el, nu din ziua în care s-a ținut sesiunea. Diferența pare mică si e chiar motivul pentru care Excelurile de scadențe se strică în al doilea an.

De ce se strică registrul în al doilea an

În primul an totul e simplu: s-a ținut o sesiune, toată lumea a fost prezentă, scadența e peste douăsprezece luni pentru toți. În al doilea an intervin cei care au lipsit si au recuperat mai târziu, cei care au venit între timp, cei care au trecut pe alt post cu alte instruiri necesare. Din acel moment, o coloană cu o singură dată nu mai descrie realitatea nimănui.

Pragul de alertă: 45 de zile, nu 7

O alertă cu o săptămână înainte de expirare nu lasă timp pentru nimic: sesiunea trebuie programată, formatorul trebuie să fie liber, oamenii trebuie scoși din tură. Un prag de 45 de zile permite ca reinstruirea să se programeze în ritmul normal al lunii, nu ca urgență.

Cele trei praguri care funcționează împreună

1. Sistem sau registru — la 45 de zile: apare pe lista de planificat a HR-ului, fără să deranjeze pe nimeni
2. HR — la 21 de zile: sesiunea trebuie să aibă deja dată si listă de participanți
3. HR si manager — la 7 zile: cei neînscriși apar nominal la managerul lor, cu scadența exactă

Al treilea prag e singurul care ajunge la manager. Trimise toate trei, alertele devin zgomot si managerul le filtrează pe toate — inclusiv pe cea care conta.

Lista lunară trebuie să fie scurtă

Un registru corect produce, într-o companie de 150 de oameni cu trei tipuri de instruire anuală, aproximativ 35 de scadențe pe lună. Dacă lista ta arată constant peste 60, înseamnă că toate instruirile au fost făcute în aceeași perioadă din an — iar asta produce un vârf pe care nu îl poți acoperi si care se propagă an de an.

Costul anual e identic. Ce se schimbă e că în varianta a doua nu ai nicio lună în care producția stă. Netezirea se face o singură dată, decalând deliberat scadențele la prima reinstruire — după aceea se auto-întreține.

Ce nu faci

• Nu ține registrul de scadențe separat de evidența promovărilor. Două surse pentru aceeași dată diverg la prima recuperare.
• Nu marca pe cineva instruit înainte să promoveze testul, ca să iasă raportul bine. Data promovării e cea din care se calculează tot ce urmează.
• Nu trimite alerte către toată lumea. Cine nu poate face nimic cu informația o va ignora, si te va ignora si data viitoare.
• Nu recalcula scadențele retroactiv când schimbi intervalul. Noul interval se aplică de la următoarea promovare, altfel oameni corect instruiți devin peste noapte expirați.

Cu ce începi

Verifică întâi dacă registrul tău ține data promovării sau data sesiunii. E o diferență de o coloană si explică majoritatea scadențelor care par greșite.

Numără apoi câte scadențe cad în fiecare lună a anului următor. Dacă distribuția e concentrată în una-două luni, decalarea deliberată la următoarea reinstruire e cea mai ieftină intervenție posibilă — costă zero si elimină vârful pentru totdeauna.

Abia după astea două merită să adaugi praguri de alertă. Alerte corecte pe date greșite produc doar neîncredere în sistem.

Ce fac cu cineva care revine din concediu lung si are scadența depășită?

Scadența nu se suspendă de la sine — se recalculează la reluarea activității, cu instruirea făcută în primele zile. Important e ca perioada de absență să fie vizibilă în registru, altfel omul apare ca restanțier fără motiv.

Trebuie să reinstruiesc pe cineva care schimbă postul?

Depinde ce cere noul post, nu ce a făcut înainte. De aceea instruirile se leagă de post, nu de persoană — la o mutare internă, diferența dintre cele două seturi îți spune singură ce e de făcut.