De ce raportul tău de recrutare arată aproape zero pe o etapă plină
Echipa HR 365 · verificat 2026-09-02 · 5 min de citit
Pentru că raportul numără cine e acum într-o etapă, nu câți au trecut prin ea. Sunt două întrebări diferite, iar un tabel care le amestecă răspunde greșit la amândouă — de obicei fără să dea vreun semn că e greșit.
Cum arată problema, concret
Adaugi o etapă nouă în procesul de recrutare, să zicem „probă de lucru". La finalul lunii deschizi raportul si vezi 2 candidați acolo, deși știi sigur că au trecut vreo cincisprezece. Nu e un bug: cei treisprezece au avansat deja mai departe, deci nu mai sunt în coloana aia. Raportul îți arată unde sunt oamenii în acest moment, tu voiai să știi câtă muncă s-a făcut luna trecută.
Același tipar apare peste tot unde există stări: câte cereri de concediu sunt în așteptare (stoc) față de câte au fost procesate luna asta (flux); câți angajați sunt în perioada de probă acum față de câți au terminat-o în trimestru; câte task-uri de onboarding sunt deschise față de câte s-au închis.
| Stoc — „câți sunt acum" | Flux — „câți au trecut" | |
|---|---|---|
| Se citește din | coloana de status a rândului | istoricul de tranziții |
| Suma pe categorii | egală cu totalul | poate depăși totalul |
| Filtrul de perioadă se aplică pe | nimic — e o fotografie de azi | data fiecărei tranziții |
| Răspunde la | unde e blocat procesul chiar acum | cât s-a lucrat în perioadă |
| Se schimbă când | cineva avansează sau iese | niciodată retroactiv |
| Bun pentru | ședința operativă de luni | raportul lunar și comparațiile |
A doua capcană: filtrul de perioadă aplicat pe data greșită
Mai subtilă și mai frecventă decât prima. Selectezi luna septembrie, iar sistemul filtrează candidații creați în septembrie, apoi îi grupează pe etapa curentă. Rezultatul: cine a aplicat în august si a avut interviu în septembrie dispare complet din raport, deși în septembrie s-a lucrat cu el. Iar cine a aplicat în septembrie si nu s-a mișcat apare în coloana „aplicat", ca și cum ar fi o realizare a lunii.
Regula: într-un raport de activitate, filtrul de perioadă se aplică pe data evenimentului, nu pe data creării rândului. Dacă raportul nu îți spune pe ce dată filtrează, presupune că filtrează pe cea greșită si verifică.
Cum verifici un raport în două minute
Trei întrebări puse oricărui raport, înainte să-l trimiți mai departe
- Tu — aduni coloanele: dacă suma e fix totalul, e un raport de stoc; dacă e mai mare, e de flux
- Tu — schimbi perioada cu o lună înapoi: dacă cifrele nu se schimbă deloc, filtrul nu se aplică pe eveniment
- Tu — cauți un caz cunoscut — un om despre care știi ce a făcut luna trecută — si verifici dacă apare unde te aștepți
Al treilea pas prinde cele mai multe probleme, pentru că verifică raportul cu ceva ce știi din afara sistemului. Un raport care nu poate reproduce un caz pe care îl cunoști personal nu poate fi crezut nici pe cazurile pe care nu le cunoști.
Ce raportezi, în funcție de întrebare
- Către conducere, lunar: flux. Câți au intrat, câți au avansat, câți au ieșit. E singura formă în care se vede muncă.
- În ședința operativă săptămânală: stoc. Unde s-a blocat procesul acum, cine așteaptă de prea mult timp.
- Pentru comparații între luni: flux, obligatoriu. Stocul comparat între două luni spune doar cum arăta procesul în două momente, nu ce s-a întâmplat între ele.
- Pentru alarme: stoc cu vechime. Nu „câte cereri sunt în așteptare", ci „câte așteaptă de peste cinci zile" — un stoc care îmbătrânește e singurul stoc care înseamnă ceva.
Cele două perspective sunt amândouă legitime si nu se înlocuiesc reciproc. Greșeala nu e să folosești stocul, ci să-l etichetezi ca activitate. Un tabel cu titlul „Recrutare — septembrie" care conține de fapt o fotografie de pe 30 septembrie e o afirmație falsă, chiar dacă fiecare cifră din el e corectă.
Cum ceri raportul corect
Când ceri un raport de la un furnizor, de la IT sau dintr-un sistem, formularea decide ce primești. „Vreau un raport de recrutare pe septembrie" produce, în nouă cazuri din zece, un raport de stoc etichetat cu o lună.
| Ce vrei să afli | Cum ceri | Ce verifici la livrare |
|---|---|---|
| Unde e blocat procesul acum | Situația la data de X, pe etape | Suma pe etape e egală cu totalul |
| Cât s-a lucrat în septembrie | Câte tranziții au avut loc între 1 si 30 septembrie, pe tip | Suma poate depăși numărul de persoane |
| Cât durează fiecare etapă | Durata medie si mediană între tranziții, pe etapă | Există si mediana, nu doar media |
| Cum s-a schimbat față de anul trecut | Aceleași tranziții, aceeași lună, anul precedent | Perioadele sunt echivalente, nu consecutive |
A doua coloană e tot ce trebuie să spui. Cuvântul care face diferența e „tranziții": el semnalează că vrei evenimente cu dată, nu o stare curentă — si e singurul mod de a obține un raport de flux dintr-un sistem care poate produce si unul, si altul.
Cum construiesc un raport de flux dacă sistemul meu nu ține istoricul?
Nu poți, retroactiv. Fluxul se poate calcula doar dacă fiecare schimbare de stare a fost înregistrată cu data ei. Dacă sistemul nu o face, primul pas e să înceapă să o facă — datele de azi înainte, nu cele din urmă.
De ce nu pot pur si simplu să compar stocul de la finalul a două luni?
Pentru că diferența dintre ele e un rezultat net, care ascunde volumul. Un stoc care rămâne la 12 poate însemna că nu s-a întâmplat nimic sau că au intrat 30 si au ieșit 30 — două situații complet diferite, cu aceeași cifră.
Rapoartele separă explicit fotografia de activitatea perioadei
Vezi într-un loc unde e blocat procesul acum si în altul câți au trecut prin fiecare etapă luna asta, fără să reconstruiești istoricul din memorie.
Îți creezi cont în câteva minute si ai toate modulele 7 zile, fără card bancar.