Mutarea datelor într-un sistem nou: ce iei si ce lași

Echipa HR 365 · verificat 2026-09-15 · 5 min de citit

Migrarea nu eșuează din motive tehnice, ci pentru că datele vechi se contrazic si nimeni nu are autoritatea să decidă care versiune e adevărată. Ordinea care funcționează e: întâi oamenii si structura, apoi soldurile, apoi istoricul — si numai atât istoric cât vei folosi efectiv, pentru că restul rămâne oricum accesibil în exportul vechi.

De ce eșuează, de fapt

Într-un sistem vechi, aceeași persoană poate apărea cu două date de angajare, într-un departament care nu mai există, cu un manager care a plecat anul trecut. Nimic din toate astea nu deranja atâta timp cât fișierul era consultat de un om care știa contextul. Un sistem nou nu știe contextul si cere o singură valoare.

Ordinea corectă

În patru etape

1. Etapa 1 — oamenii activi si structura: cine e angajat, în ce departament, cine îi e manager
2. Etapa 2 — soldurile la data de referință — concedii, în primul rând
3. Etapa 3 — documentele si datele de dosar care se folosesc curent
4. Etapa 4 — istoricul, selectiv — si abia după ce sistemul e deja în uz

Tentația e să faci totul deodată, ca să „nu rămână nimic în urmă". În practică, asta întârzie punerea în funcțiune cu luni si crește riscul: cu cât se importă mai mult deodată, cu atât e mai greu de spus ce anume a mers prost când o cifră nu se potrivește.

Ce nu merită mutat

Întrebarea utilă pentru fiecare categorie de date nu e „mai avem nevoie de ele?", ci „le-am consultat în ultimele douăsprezece luni?". Răspunsul e, de obicei, nu — pentru majoritatea istoricului mai vechi de doi ani.

• Pontajele mai vechi de perioada pe care o consulți efectiv — rămân în exportul vechi, arhivat.
• Angajații plecați acum cinci ani, dacă nu există un motiv concret să fie în sistemul curent.
• Câmpuri pe care nimeni nu le-a completat consecvent — se importă goale si rămân goale, adăugând doar zgomot.
• Structuri organizatorice vechi, care nu mai corespund realității.

Un sistem nou pornit cu date curate si puține e mai util decât unul pornit cu tot istoricul si trei câmpuri care se contrazic. Arhiva veche nu dispare — se păstrează ca export, într-un loc cunoscut, cu o notă despre ce conține si până când.

Cum verifici că a mers

Nu prin numărare. Faptul că au intrat 342 de rânduri nu spune nimic despre corectitudinea lor. Verificarea utilă e pe eșantion si pe totaluri: zece oameni aleși la întâmplare, verificați câmp cu câmp față de sursă, plus câteva sume care trebuie să se potrivească exact.

• Zece persoane la întâmplare, comparate manual cu dosarul, nu cu fișierul din care ai importat.
• Toți managerii: fiecare are subordonații corecți? E câmpul care se strică cel mai des si care afectează apoi toate aprobările.
• Totalul zilelor de concediu, comparat cu suma din vechiul sistem la data de referință.
• Numărul de angajați activi, comparat cu statul de plată din aceeași lună.

Al doilea punct merită atenție specială. Structura de raportare e câmpul de care depind ulterior aprobările de concediu, pontajul si evaluările — iar o eroare acolo nu se manifestă la import, ci peste două săptămâni, când cineva nu poate aproba o cerere si nimeni nu înțelege de ce.

Cât timp merită să rulez ambele sisteme în paralel?

Cât mai puțin — o lună e de obicei suficient, si aceea doar pentru un flux, nu pentru tot. Paralelul lung pare prudent, dar duce la date introduse doar în unul dintre ele, deci la două surse care se contrazic. Adică exact problema pe care migrarea trebuia să o rezolve.

Ce fac dacă furnizorul vechi nu îmi dă exportul complet?

Motivul pentru care întrebarea despre export se pune la semnarea contractului, nu la plecare. Dacă ești deja acolo, cere în scris ce anume poate livra si în ce format, si construiește planul pe ce primești efectiv.

Cine ar trebui să conducă migrarea?

Cineva din HR, nu din IT. Deciziile grele nu sunt tehnice, sunt despre care versiune a datelor e cea adevărată — iar asta poate spune doar cine cunoaște oamenii si procesele.

Cu ce începi

Înainte de orice import, ia zece angajați la întâmplare si încearcă să completezi manual toate câmpurile din sistemul nou, doar din sursele pe care le ai. Contradicțiile pe care le găsești în această oră sunt exact cele care ar fi oprit migrarea peste trei săptămâni.